Od jakiej kwoty obowiązuje kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to bez wątpienia istotne urządzenie dla przedsiębiorców ewidencjonujących swoją sprzedaż. Wiedza na temat tego, kiedy należy ją posiadać, jest istotna, aby uniknąć sankcji prawnych i finansowych. W artykule poniżej wyjaśnimy, od jakiej kwoty konieczne jest jej posiadanie oraz kto może być zwolniony z obowiązku jej używania. Pokażemy również jakie konsekwencje wiążą się z niedopełnieniem tego obowiązku.

Od czego zależy obowiązek stosowania kasy fiskalnej?

W polskim prawie obowiązek stosowania kasy fiskalnej zależy od limitu obrotu w danym przedsiębiorstwie oraz rodzaju prowadzonej działalności. Warto jednak wspomnieć, że obowiązek posiadania urządzenia nie zawsze musi wynikać ze spełnienia obu tych przesłanek. Niektórzy bowiem muszą ją zakupić niezależnie od przychodów.

Limit sprzedaży i jego wpływ na obowiązek ewidencjonowania

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej zaczyna się, gdy przedsiębiorca przekroczy roczny limit sprzedaży, który obecnie wynosi 20 tys. zł. Dotyczy on jednak wyłącznie przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym. Limit ten to kwota przychodu, czyli całkowita wartość uzyskana ze sprzedaży towarów lub usług, bez uwzględnienia kosztów ich wytworzenia czy prowadzenia działalności.

Jak obliczyć limit sprzedaży?

Jeśli firma działa przez cały rok, limit wynosi 20 tys. zł. Jednak jeśli działalność została rozpoczęta w trakcie roku, limit oblicza się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności w tym roku. Oznacza to, że przysługuje tylko część pełnego limitu. Na przykład jeśli firma została otwarta 1 października, to od tej daty do końca roku pozostało 92 dni. Obliczamy zatem limit:
20 000 zł x (92/365) = 5 041 zł.
Oznacza to, że przedsiębiorca w takim przypadku musi zainstalować kasę, gdy jego obroty przekroczą 5 041 zł w tym okresie.

Kiedy dokładnie pojawia się obowiązek?

Jeżeli przedsiębiorca przekroczy limit sprzedaży, ma dwa miesiące od końca miesiąca, w którym to nastąpiło, aby zainstalować kasę fiskalną i rozpocząć jej stosowanie.

Kto jest zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży?

Nie wszyscy przedsiębiorcy muszą używać kas fiskalnych do ewidencjonowania sprzedaży. Przepisy przewidują w tym zakresie tzw. zwolnienia przedmiotowe. Dotyczą one określonych rodzajów działalności. Warunkiem ich otrzymania zawsze jest jednak możliwość wystawienie faktury lub innego dowodu zakupu na żądanie klienta. Są to między innymi:

• Usługi związane z gospodarką odpadami i środowiskiem –zbieranie i przetwarzanie odpadów niebezpiecznych i nienadających się do recyklingu, czy oczyszczanie ścieków i dostarczanie wody.
• Usługi transportowe – transport pasażerski realizowany na regularnych trasach, np. komunikacja miejska i podmiejska w ramach przewozów organizowanych przez gminy. Dotyczy to także usług kolejowych i lotniczych.
• Usługi edukacyjne i społeczne – działalność związana z edukacją (poza szkoleniami sportowymi, nauką tańca czy jazdy). To również usługi świadczone przez placówki opieki społecznej, np. stołówki dla uczniów i nauczycieli.
• Usługi finansowe i ubezpieczeniowe – pośrednictwo kredytowe, ubezpieczeniowe oraz zarządzanie nieruchomościami, pod warunkiem udokumentowania ich fakturą.
• Dostawa produktów rolnych – rolnicy ryczałtowi sprzedający produkty pochodzące z własnej działalności rolniczej lub świadczący usługi rolnicze.
• Specjalne kategorie sprzedaży – dostawy realizowane w systemie wysyłkowym, pod warunkiem pełnej zapłaty przez przelew bankowy. To także czynności notarialne oraz usługi świadczone przez organizacje członkowskie i koła gospodyń wiejskich.

Warto również zaznaczyć, że niektóre rodzaje działalności są zawsze objęte obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej, niezależnie od wysokości obrotu czy innych okoliczności. Dotyczy to m.in.:

• sprzedaży paliw;
• sprzedaży wyrobów tytoniowych i alkoholowych;
• usług przewozu osób i bagażu taksówkami;
• usług naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów;
• usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

Konsekwencje braku kasy fiskalnej

Brak kasy fiskalnej w sytuacjach, gdy jest ona wymagana, wiąże się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla przedsiębiorcy. Niewywiązanie się z tego obowiązku jest traktowane jako naruszenie przepisów podatkowych. To zaś może skutkować sankcjami w postaci:

• Kar finansowych – przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną. Kary nakładane są przez organy podatkowe i mogą wynosić do 30% kwoty podatku należnego za sprzedaż, która powinna być zaewidencjonowana na kasie. Obowiązuje również kara pieniężna w wysokości 5 tys. zł za brak połączenia kasy on-line z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), jeśli jest to wymagane.
• Obowiązku zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej – jeśli przedsiębiorca skorzystał z ulgi na zakup kasy, a następnie nie wywiązuje się z obowiązku prowadzenia ewidencji. Dotyczy to również sytuacji gdy nie zgłasza on kasy do obowiązkowych przeglądów technicznych (co najmniej raz na dwa lata).
• Problemów prawnych i podatkowych – organy podatkowe mogą zakwestionować całość lub część sprzedaży, która nie została zarejestrowana na kasie. W skrajnych przypadkach przedsiębiorca może nawet zostać oskarżony o unikanie opodatkowania.
• Utraty wiarygodności biznesowej – nieprzestrzeganie przepisów dotyczących kas fiskalnych może wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy w oczach klientów i kontrahentów. Brak paragonów uniemożliwia klientom skorzystanie z prawa do reklamacji lub gwarancji.
• Ryzyka dalszych kontroli – firmy, które nie spełniają obowiązku ewidencjonowania sprzedaży, mogą być częściej kontrolowane przez organy podatkowe.

Przydatne wskazówki dla przedsiębiorców

Aby uniknąć konsekwencji związanych z brakiem kasy fiskalnej, przedsiębiorcy powinni zadbać o spełnienie wszystkich wymogów prawnych. Oto kilka praktycznych wskazówek, które mogą w tym pomóc:

• Sprawdzenie obowiązku stosowania kasy fiskalnej – na począteknależy przede wszystkim upewnić się, czy działalność wymaga ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Jeśli nie, warto regularnie monitorować zmiany w przepisach.
• Wybór odpowiedniego typu kasy fiskalnej – zależnie od branży warto rozważyć jaki typ urządzenia sprawdzi się najlepiej.
• Korzystanie z dostępnych ulg – przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie w wymaganym terminie, mogą skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej (do 700 zł).
• Dbanie o serwis i przeglądy techniczne kasy – wykonywanie obowiązkowych przeglądów technicznych co najmniej raz na dwa lata, pozwoli uniknąć sankcji i problemów z urządzeniem.
• Konsultacja z ekspertem – w przypadku wątpliwości dotyczących obowiązku stosowania kasy fiskalnej lub szczegółowych przepisów warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego.
• Pamiętanie o płatnościach bezgotówkowych – od 2022 roku przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych muszą umożliwiać klientom płatności bezgotówkowe (np. za pomocą terminala płatniczego).
• Przechowywanie dokumentacji i paragonów –w razie kontroli posiadanie kompletnej dokumentacji ułatwia wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości.

Podsumowanie

Kasa fiskalna jest często obowiązkowym elementem prowadzenia biznesu, który dodatkowo pozwala budować jego wiarygodność. Przestrzeganie przepisów dotyczących limitów obrotów, zwolnień i terminów jej instalacji pozwala uniknąć kar finansowych i problemów z prawem. Warto również dbać o jej regularne przeglądy techniczne. Rzetelne wywiązywanie się z tych obowiązków zabezpiecza działalność przed problemami i wzmacnia jej relacje z klientami.